2018年01月

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【特集ブログ】IBM Watsonが支援する「働き方改革」第2弾:メール編 ~時間と場所を超えて個人とチームの力を最大化~

カモシーこと、日本IBM 鴨志田です。
前回(IBM Watsonが支援する「働き方改革」第1弾:”会議編”)は、身近な「働き方改革」として、会議の効率化に焦点を当ててご紹介いたしました。今回は、「電子メール コミュニケーション手段」にメスを入れてみたいと思います。と言いますのも、前回も引用いたしましたが、2/3 を超える方から「電子メールの数をもっと減らすべき」という声があがっていますので、この多くの方の声にお応えしない訳にはいかないと思っております。

出典:ガートナー ジャパン「日本における社内コミュニケーションに関する調査」

そこで、電子メールの問題点は何かを改めて考えてみました。下表をご参照ください。

項番 電子メールの問題点 良い点としてとらえると
1. すぐに読んでもらえるかわからない
返事がいつくるかわからない
やり取りの証拠として残る
2. 宛先に入れた人にしか伝わらない 必要な人に一度に伝達できる
3. 各人が情報ややるべきことを管理する必要がある 後からでも確認ができる
4. 転送されてしまう危険性がある 手軽に転送できる

これらは「電子メールのパラドックス」と言われます。パラドックスとは、逆説や矛盾という意味です。本来、生産性を向上させるツールであったものが、反対に生産性を損ねる要因になってしまうことを表しています。生産性とメールの量の関係をグラフにすると以下のようになり、メールの量が膨大になると生産性が落ち込むことが読み取れます。

ではその「電子メールのパラドックスにならない方法」をご案内していきましょう。

1. 「返事がいつくるかわからない」への対応

「相手に読んでもらいたい」「返事が欲しい」というメールもそうでないメールもあると思います。本当にすぐにでも返事が欲しいような用件は、電子メールではなく、対面や電話で確認したほうが良いかもしれません。しかし、相手が捕まらない場合はひとまずメールを送っておくという手段はコミュニケーションを取る上での一手になります。そのような場合はこうしませんか? IBM の電子メール「IBM Verse」では、送信したメールにメモを付けたり、フォローするタイミングを設定したりすることができます。下図のように、メール送信の際に 1 クリックし日時設定とメモを書き込みます。すると「対応待ち」に格納されます。これによりこの用件は一旦忘れることができるのです。頭のなかで「これをやらなければ! あれを対処しなければ!」と考えていると作業や仕事に集中できず生産性を落としかねません。頭を空っぽにして別の仕事に集中していきましょう。

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2.「レレレメール」にならないための対応

今度は送信側ではなく、受信側での場合を考えてみましょう。受信したメールに返信を出すことはよくあります。さらにその返信を待つということもあるでしょう。メールソフトによりますが、送受信が続くと「Re:Re:Re:」といつまでも Reply の Re: がつながっていく「レレレメール」になっていくことがあります。また、ちょっとした用件のメールに何分も何時間も掛けてやり取りした経験はありませんか? このような場合は、「在席確認とチャット機能」が役に立ちます。IBM Verse には在席確認とチャット機能が利用できるようになっています。

人を選んで在席状況を確認してチャットをすることもできますし、受信したメールに在席マークが表示されますので、そこからチャットで話しかけてサッと用件を済ましてしまうことも可能です。これにより、例えば 5 時間かかっていたやり取りが 50 秒で終わる、そして次の仕事に取り掛かるということもできるのです。

3.「情報の管理」への対応

「宛先に入れた人にしか伝わらない」「私その情報もらっていない」・・・とならないように、とりあえずcc に全員入れておく。このようなことありますよね。結果、不要なメールが増えてしまう、また反対にメールを受け取った人はその情報をフォルダ分けなどで整理しておく必要がある。いかにも非効率です。情報は共有しましょう、そして共有しておく場所を決めておき、必要なメンバーが把握/参加でき、経緯や最新情報/結果をいつでも見ることができるようにしておきましょう。これによって、類似情報が社内に点在したり、並行して複数の人が同じ作業をしたりする無駄を省くことができます。そして、最初の情報発信源がメールだった場合、IBM Verse では 1 クリックで情報共有の場に導いてくれるようになっています。

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4.「転送の危険性」への対応

「送ったメールが誰かに転送されてしまう」これは致し方ないかもしれません。ですが少なくともメールに添付したファイルを勝手に転送されてしまわないように、場合によっては、ダウンロードすらできないように対処したいという利用シーンもあると思います。ファイルにパスワードを付ければ良いのでしょうか? もしくは、添付ファイルがある場合は自動的にファイルを暗号化できれば良いのでしょうか? 残念ながらそれでは不十分です。結局、受信者はファイルをダウンロードして、パスワードで復号できてしまいます。そんな信用ならない人にはファイルを送らなければ良い、ごもっともですが、すぐに共有したいということもあるでしょう。

このような場合は、「IBM VerseBox」 を組み合わせて利用することをお勧めいたします。

IBM Verse でのメール作成時にファイル添付を示すクリップのアイコンがありますが、隣接して Box の “b” アイコンが表示されます。これをクリックすると、クラウド型コンテンツ(ファイル)管理である Box  にアクセスします。Box からファイルを選択するとファイルを添付するのではなく、リンク情報だけを付けるようになります。これにより、万が一このメールが転送されてもファイル格納元の Box へのアクセス権がなければアクセスできませんし、Box のアクセス権限で、「プレビューアー」を設定しておくと、ファイルをプレビューすることはできますが、手元にダウンロードすることはできないようになります。手軽にセキュリティ高く、迅速・円滑な情報共有ができることと思います。

最後に・・・

このように電子メールの数そのものを減らすことは難しいかもしれませんが、電子メールの良いところは活かしながら、問題点をそれぞれの方法で対処していく、これにより、個人やチームの生産性を向上していくというのはいかがでしょうか?
ご紹介しました IBM のソリューション(IBM VerseBox)は、きっと皆様のメール処理の生産性向上のお役に立てるでしょう。是非ご検討なさってください。

 

★予告★ 次回は、”もう少し Box に触れながら「資料の検索、共有や準備」にメスを入れます。ご期待ください!

 

 

その他の記事

2018年02月19日

【特集ブログ】AI に怯えず積極的な活用と人の武器を磨いてみよう!

AI は怖い?怖くない? AI がトッププロ棋士に勝利し、AI 時代を踏まえ、大手銀行が大規模なリストラを発表したのは、記憶に新しいかと思います。 AI が仕事を奪う、AI が暴走する... テスラ社の最高経営責任者であるイーロン・マスク氏は、急速に発達する AI に対し"人工知能(AI)が人類文明の存在を根本から脅かす" と警鐘を鳴らしています。 心理学では、ある人が自分の状態を自分で認識している場合、「洞察(insight)」という用語を当てはめる。(中略) 大多数の人間が持ち、動物が持たない能力だ。そして、AI が本当に人間並みの認識力を備えるかどうか確かめるもっとも優れた方法は、この種の洞察を実行できると示すことだと、私は確信している。・・・・・(中略) スタートアップ企業文化の精神は、文明破壊 AI の設計図になる可能性がある。かつて Facebook は、「素早く動いて破壊せよ」というモットーを掲げていた。その後「安定したインフラとともに素早く動け」に変わったものの、維持するのは自分たちが構築したインフラであり、他者のインフラなどでないとしている。自分たち以外の世界を、自分の食べるオムレツに必要な卵と見なして割るような態度は、AIから見ると“終末をもたらせ”という最優先命令になりうる。・・・・・ 出典:『シリコンバレーが警告するAIの恐怖、その本質を 「メッセージ」原作者が分析』BuzzFeed News AI の急速な発展に恐怖を抱く方も多いのかも知れません。しかし、日進月歩のこの世界において、怖いからと言って耳を塞いで、身を潜めることで解決されるものではありません。ましてや、IT に関わる業界においては、避けては通れないテーマであることは間違いないでしょう。 先にご紹介の記事で”超高度 AI の恐怖をあおる行為を策略した"首謀者の 1 企業として挙げられていた Google 社の AI 部門のトップは、反対に"人びとは汎用の人工知能に対して心配しすぎだ" と語っています。 “今はAI に関して大量の誇大報道がある。多くの人が、汎用 AI の勃興をめぐって、いわれのない不安を抱えている”、と Giannandrea は語る。“機械学習や人工知能はきわめて重要であり、産業に革命をもたらすだろう。Google は検索エンジンのような、そのための建設工具を作って、生産性を高めようとしている”。 出典:『GoogleのAIのトップは曰く、人工知能という言葉自体が 間違っている、誇大宣伝を生む温床だ』Techcrunch AI 分野の最先端を行く、Google のトップが「誇大報道」だとし、「AI という言葉自体間違っている」と話しています。 "人工知能(AI)" に対し賛否両論が唱えられてはいるものの、AI の発展は更に加速されると予想されます。そのような中で、我々はどのように AI と向き合い、付き合っていけば良いのでしょうか。実際の事例を参考にして考察を進めていきましょう。   AI 活用を失敗事例から学ぶ AI との付き合い方について、積極的に AI を業務に取り入れる取り組みをしている企業を見てみましょう。 Pepper でおなじみのソフトバンク社は積極的な AI 導入推進企業の1社ですが ・・・ 昨年イベントで、商談に必要な情報が引っ張り出せたり、提案に対してアドバイスをもらえたり、必要な社内手続きが簡単に済ませたりできる IBM "Watson"をベースにした社内 AI "Softbank Brain"をいち早く導入するも、3ヶ月もたつと誰も使わなくなってしまった、という苦い経験を紹介されていました。 「AI に限った話ではないが、IT の社内導入には3つの壁がある。順に『検討の壁』『構築の壁』『導入の壁』、中でも AI 導入で一番のポイントになるのが、最初の検討の壁だ」と強調(中略)「とりあえずAI を入れろというお客さまはいまだに多いが、無理に導入しても、やはり2~3カ月で使わなくなってしまう。AI には『定着の壁』という大きな壁がある」 「この1年で特に分かったことは、AI はユーザーを含めてみんなで育てていくものだということ。AI は例えるとエンジンであり、我々が手がける通信回線は道路であるが、エンジンを載せる車体やガソリンがないとユーザーは利用できない。そこで何が必要なのか。ソリューションが車に相当するもので、パートナー企業とタッグを組んで多彩な車(AIソリューション)を市場に提供しているのが現状だ」 出典:『ソフトバンクもAI導入で失敗していた―― 「3+1の壁」を突破した今だからこそ言えること』ITPro リンクの ITPro の記事によると、ソフトバンク社には、AI 関連プロジェクトが多々あり、大小様々な失敗から日々学び、改善を行っているそうです。企業が失敗について話すことは少ない中、失敗談を語っていただけることは、大変ありがたいですね。また、この「失敗」や「最初から完全を目指さない」ということが AI プロジェクトにとって重要ということがよく伝わってきます。 事例の詳細については、記事をご参照いただければと思いますが、AI の活用に関して、我々はまだまだ何をどのようにすれば活用できるか手探りの状態であり、小さく産んで改善して育てることが重要、成功への鍵となるのです。 人の仕事を奪う、という考えではなく、いかにユーザーの利便性や生産性を上げ、本来の仕事に集中させるかにポイントが置かれます。これは、以前に特集したデザイン思考につながるアプローチです。 ウォーターフォール型のプロジェクトに代表される、利用用途や要件を全て決めてから始める、ということではなく、ある程度の完成度でトライ・アンド・エラーで改善していくアプローチが重要です。また、準備に時間をかけ過ぎず、始めることも外せないポイントでしょう。 自社で使うにせよ、お客様に提案するにせよ「何でも良いから AI を使う」ということではなく、ユーザーに共感し、仮設を立て、課題解決のアプローチを小さい形で始められる環境作りからスタートさせることが、最善の策といえるのではないでしょうか。   AI に対抗する人としての武器とは? では、AI 時代に太刀打ちできる?人間が持ち得る最強の武器とは何でしょうか。 SankeiBiz の記事『グーグルが人間同士の対話を重視するワケ「仕事が奪われる」AI時代に最も重要なスキルは何か』 の冒頭で、立教大学ビジネススクールの田中道昭教授は、"AI とは『人工知能』ではなく、『異星人的知性』の略である"という主張を紹介されています。 "AI"という言葉は、人工知能(Artificial Intelligence) という言葉ではなく、人間とはまったく違う発想をする知能として、異星人的知能(Alien Intelligence) の略と考えるべきだろう "AI"が人間の仕事を奪うか否かという議論に時間を費やすのではなく、われわれの仕事は違った考え方をするマシンを作り、異質な知性を創造することなのだ "AI"は答えることに特化し、人間はよりよい質問を長期的に生み出すことに力を傾けるべきだ 出典: 『これからインターネットに起こる「不可避な12の出来事」』 翻訳:『〈インターネット〉の次に来るもの』 (NHK出版) ケヴィン・ケリー著 元々 AI は、我々、人間にとって代わるものではない、"AI に仕事を奪われる" と怯えることなどないのだと ・・・ では、AI の導入では実現できない、"人"ならではの強みを発揮できるのは、どんなことなのでしょう。 AI 時代だからこそ、本来人が重視すべき「人と人との対話」で AI との棲み分けを... 前述の Google が重視する、「力」について注目してみましょう。SankeiBiz の記事によると、Google 社の人事責任者、ラズロ・ボック氏は、人材育成や評価について、『ワーク・ルールズ!』(東洋経済新報社)で、下記のように説かれています。 「つねに発展的な対話を心がけ、安心と生産性につなげていく」 「(上司は部下に)あなたがもっと成功するために、私はどんな手助けができるかという心がけで向き合う」 「目標を達成する過程で発展的な対話を促す」 「発展的な対話とパフォーマンスのマネジメントを混同しない」 出典:『グーグルが人間同士の対話を重視するワケ「仕事が奪われる」AI時代に最も重要なスキルは何か』Sankeibiz Google や Amazon が AI を研究、導入するよことにより、人を軽視するようになったとは、聞いたことがありません。世の中が効率化され便利になる中で、やはり重要なのは人と人とのコミュニケーションであり、その心構えです。 景気や業績が厳しい中、部下との発展的な対話は難しいように思えます。しかし、AI 時代において、AI の先端企業が重要視する力、「発展的な対話力」なくしては、起死回生のイノベーションも起こりませんし、発展はないのかも知れません。 AI に仕事を奪われることを心配したり嘆いたりせず、まずは、小さいことから AI の活用を試しはじめながら、発展的な対話力を磨いてみるのはいかがでしょうか。コミュニケーション能力は才能ではなく、筋肉のように鍛えることができるといわれているのですから。 次回は、実際の AI 活用の効果的な進め方について、ベースとなるデザイン思考も絡め、考察を深めてみたいと思います。公開は2018年3月中旬頃を予定しています。   IBM Watson 関連情報 今回の記事では、AI に抱かれるイメージやその実態、特に失敗事例からの学びに着目し、AI 時代にこそ重要な人の能力、という観点で話を進めました。 今後 AI をビジネスに活用するために AI の活用例やビジネスのための AI プラットフォームである IBM Watson の概念などをぜひご参照ください。 IBM Watson 活用例 ビジネスのための AI プラットフォーム

2018年01月30日

【特集ブログ】IBM Watsonが支援する「働き方改革」第3弾:資料 & 総集編 ~時間と場所を超えて個人とチームの力を最大化~

カモシーこと、日本IBM 鴨志田です。 IBM Watson が支援する「働き方改革」の第3弾にあたる今回を最終回として、お届けします。最終回は、資料の準備にかかる時間を減らすことをテーマをメインに進めていきます。 これまでの以下の記事もぜひご覧ください。 【特集ブログ】IBM Watsonが支援する「働き方改革」        第1弾:会議編 / 第2弾:メール編   ※出典:*1,2 ガートナージャパン 2016年 *3 IBM調べ資料検索や準備にかかる割合 IBM では、毎年 営業メンバーからある特定の1日をサンプリングして、その日の活動時間を項目ごとにどれだけかかっているか調査しています。その結果、半分近くの 43% を資料の検索や準備に費やしていることが判明いたしました。次のような項目から成り立っています。 営業プラン作成/訪問準備/資料検索/提案書作成/条件調整/提案レビュー/質問回答準備/営業管理報告/営業プラン更新/管理業務 資料といえば、Box? 資料といえば、ファイル、ファイルと言えばクラウド型コンテンツ管理プラットフォームである Box が有名です。しかしここでは、短絡的に「Box を使いましょう」と言いたいのではなく、Box というプラットフォームやファイル、データをいかに効率良く、効果的に活用するかが「働き方改革」を支援することにつながっていくかについて考えていきたいと思います。 Box とは あらためて Box とは何かについてご紹介してまいります。大きく特長は 3点 です。 1. 容量無制限 2. プレビュー・セキュア 3. 連携 1. 容量無制限であること ファイルサーバーですと、毎年のようにストレージ容量を追加していかないといけない、現場の各部門にヒアリングして必要容量を計算して予算を確保および、そのバックアップも考えなければいけない、そのようにコスト試算が面倒ですし毎年どんどんコストが膨らんでいく傾向にあります。しかし、Box であれば、一定の使用料を確保しておくことで毎年の予算が定常化され、運用していくことができます。また、最近は動画や音声ファイルも電子化されていってますので、容量無制限は非常に魅力的です。 2. セキュリティ クラウドというと「セキュリティは大丈夫か?」という議論が必ず発生いたします。Box は、データの暗号化、通信の暗号化はもちろんのこと、その特長として細かいアクセス権管理があります。例えば、プレビューアーという役割では、ファイルのプレビューはできるけれど、ダウンロードはできないという権限です。「外部のお客様とファイルの共有をして見てもらいたいけど、ファイルをそのまま渡してしまうのは好ましくない」ような場合に使えます。反対にアップローダーという役割では、ファイルのアップロードはできるが、その他のファイルを見ることはできないという役割です。例えば関連業者様や企画会社にファイルをアップロードしてもらう場合や学校のゼミなどで生徒が課題を提出する場合にアップローダー権限を付与し、先生方は編集者として提出されたものを添削、コメントしていくことができます。 3. 連携 Box は様々なソリューションとの連携も大きな特長の1つです。例えば前回ご紹介したような電子メールとの連携があげられます。Box は通常、ブラウザやスマートデバイス上の Box アプリから利用しますが、BoxDrive のモジュールを設定することで、ファイル・エクスプローラー(Mac でいう Finder)や各種オフィスなどのアプリケーションから直接 Box にアクセスしてファイルの読み書き・更新ができます。一方で、そのように直接 Box を利用していくのではなく、デジタル複合機と連携し、契約書などの紙媒体をスキャンする際に複合機の操作パネルから直接 Box のフォルダを選択し、直接 Box に格納して電子的に管理していくことでデジタル複合機を入り口としてアクセスしていくことも可能です。また、IBM Notes/Domino や IBM Connections Cloud およびサイボウズ kintone などのアプリケーションのファイル格納先として Box を利用していくこともできるようになっています。利用者は Box の存在や Box との連携を意識することなく、利用しているアプリケーションから自然と Box にセキュアに情報を格納していくことができるのです。 IBM Watson との連携例 では、次に IBM Watson と組み合わせるとどのようなことができるかご紹介していきましょう。Box でのコンテンツ管理と IBM Watson の各種サービスを組み合わせることで次のようなことが実現できます。 ① AI による高精度な検索 ② 画像の自動分類による属性(タグ)追加 ③ 音声ファイルのテキスト化 ④ Box のコンテンツ操作を対話(チャットボット)で補助 以下、Youtube の動画ファイルがありますので、是非ご参照ください。 ▼AI 時代の box + IBM Waston ナレッジ活用ソリューション (Youtube より) お役立ち資料「IBM Watson が支援する 働き方改革」無料ダウンロード AI による高度な検索 ご紹介の YouTube でご覧いただきましたように、1 つ目の例にある「AI による高度な検索」だけでも大きく「働き方改革」や今回のテーマである「資料の準備にかかる時間を減らす」ことに寄与することがわかると思います。Box のみならず、IBM Notes など様々なアプリケーションでそれぞれ検索機能は搭載されていますが、必要な情報がなかなか見つからないということも多いと思います。そこへ IBM Watson が加わることによって、役立つ資料かどうかの判別ができたり、自らその評価のフィードバックをすることができたりしますので、有益な情報の見える化またその資料探しの短時間化に繋がります。 画面左が IBM Watson によって学習した後の検索結果、右は IBM Watson とは連携しない時の結果です。結果が異なることがわかります。 IBM Watson およびサイボウズ kintone との連携例 次に、サイボウズ kintone と連携していくとどのようなことができるでしょうか?例えば、IBM Watson と サイボウズ kintone そして Box の組み合わせでは、農業改革につながっていったという事例があります。 右のような画像があります。よく見ると白い斑点がありますが、このような写真を含めて、kintone 上のアプリで報告書などのレポートをまとめたり、統計管理をしたりしていきます。 写真は kintone から自動的に Box に格納され、さらにそれが IBM Watson の Visual Recognition というサービスと連携することで、この白い斑点の問題の判定と対応策の提示を行ってくれるのです。 数十年農家に専従している熟練者でなくても、迅速に問題解決を図ることができます。高齢化、後継者対策や専門的な判断の補助など農業に必要な知識の習得期間の短縮に寄与しています。 Box Capture でスマートに働き方改革 先の例のような画像・写真と Box および IBM Watson との連携をよりシンプルに行っていくことができます。それを支援するのが Box Capture (キャプチャー)です。AppStore からアプリをスマートデバイスに無料でダウンロードして利用することができます。 Box Capture は、カメラや録音アプリです。 Box Capture を利用すると、iPhone などのアプリに保存することなく、直接 Box の指定したフォルダに写真や音声をアップすることができます。Box に入った後は、先の Visual Recognition で画像判別をしたり、タグ付けをしたりしていくことができます。 また、IBM Watson と連携をしなくても、リアルタイムに現場での写真を本部の方や遠隔地の方と共有することができますので、例えば建設現場や保守メンテナンスの現場写真を本部の方がレポートにまとめたり、技術の方が見て適切なアドバイスを即座にもしくは、並行作業で行ったりすることができます。個人だけでなく、チームでの働き方改革に寄与できるのではないでしょうか。 お役立ち資料「IBM Watson が支援する 働き方改革」無料ダウンロード 「働き方改革」成功のポイント さて、これまで 3回の連載に渡って IBM Watson やコラボレーションツールおよびそれらの組み合わせによって「働き方改革」の事例や解決策の例をご案内してまいりましたが、最後に働き方改革成功のポイントを IBM での経験を元にご案内したいと思います。結論から申しますと、成功のポイントはツールの有効活用だけではありません。 以下の図にあるように領域 0 から 4 までの 5つの点を考え、対応する必要があります。 IT ツールやそれを利用する環境、スマートデバイスのような端末や外出先や自宅からアクセス、共有できるインフラ環境は、領域 1.2. ハード面としています。ここでは、領域3.4. のソフト面および領域 0 の組織風土・意識を整備する方法や IBM での例をご紹介いたします。 領域0. 組織風土・意識 「組織風土・意識」を整備するのはもしかすると最も難しいかもしれません。IBM Watsonを活用するにしても働き方改革を実践するにしても、情報・データ・ファイルなどこれらがナレッジとして活用されていく情報の元ネタが必要になります。まずこれらの情報がないと話になりません。「俺のものは俺のもの」としてみなさま各人の頭の中やPCの中にしまわれていては困ってしまいます。組織内に共有されてそれが活用の土台にあがっていくかが重要です。 IBMでの例としては、トップ自らが情報の重要性を訴えています。具体的には次のようなことを従業員に訴求しています。 「知識をどれだけシェアしているかが社員の勝ちを決める」 こんなふうに訴えかけられたら「俺のものは俺のもの」なんて言ってられませんよね。 トップ自らが情報の重要性を訴える、トップ自らが情報発信をするなどの行動が必要かつわかりやすい訴求方法ではないかと思います。 領域3.4.  ソフト面 「知識をどれだけシェアしているかが社員の価値を決める」と言われてもお客様情報や個人情報など何でも共有できるものでもありません。その辺りのルール整備も必要です。従業員が迷った時の指針となるものがあると安心して行動ができると思います。これも IBM を例に取りますが、IBM では BCG (ビジネス・コンダクト・ガイドライン=行動基準)を定めています。 内容は非常にシンプルでごくアタリマエのことが記述されていますが、IBM 従業員としての基本的な行動基準ですので、行動の拠り所として利用することができ、このようなものが有るというだけでも安心感があります。IBM 従業員は毎年この内容を学習して(クイズなどにも答えます(苦笑))同意し、サインをして働いています。こちらの BCG は外向けにも公開されていますので、参考にしてもらえればと思います。 → 『IBMビジネス・コンダクト・ガイドライン』(IBM企業行動基準) 最後に・・・ 以上、IBM Watson が支援する「働き方改革」と題して身近な「働き方改革」をどのように実現できるかを例を交えて連載してまいりましたが何かヒントになるものはありましたでしょうか? 身近な「働き方改革」で最も重要なことは行動を起こすことかもしれません。みなさまのまわりでできることを何か少しでも実践してみませんか?    ↓↓↓ 3 回にわたり IBM Watson が支援する"働き方改革"に迫ってみました。 これらをまとめたお役立ち資料をご用意しています。ぜひ、ご活用ください!↓↓↓  

2018年01月18日

VMware on IBM Cloudでクラウド化の提案してみませんか

こんにちは。てくさぽBLOGメンバーの山田です。 クラウドサービスのお問い合わせが少しずつ増えてきていますが、クラウド化については未だ皆さん悩まれているようです。今日はクラウド化を考えるヒントになるクラウドサービスについてご紹介したいと思います。 国内のプライベートクラウド市場 AIやIoTといった最先端のテクノロジー分野の話題が盛んな今日、SaaSのようなパブリッククラウドへの移行が加速する一方、以下のIDC Japanのレポートによると、国内プライベートクラウド市場もまだまだ成長するようです。 ここでいうプライベートクラウドとは、オンプレミス・プライベートクラウド、ホスティング・プライベートクラウド(Dedicated)、ベンダーがプライベートクラウド・サービスを提供するコミュニティ・クラウドを含んでいます。 オンプレミス・プライベートクラウドの比率は下がっていくものの、プライベートクラウド全体は2021年の支出額は2016年比5.2倍、成長率も35%以上と高い成長率が続くと予測されています。 出典:IDC Japan 10・2017 国内プライベートクラウド市場 支出額予想 インフラと密接な関係があるバックアップや可用性、運用監視などの非機能要件は、クラウド化することによって、利用者側の制御範囲が変わったり、アプリケーション側で吸収できるように変更する必要があったり、というアーキテクチャーの変更検討が必要となります。これは俊敏性や柔軟性をもつクラウドを効果的に活用したいと考えている企業にとって、クラウド化検討におけるブレーキにもなっています。 既存環境はオンプレミスのまま使い続けるしかないのでしょうか。既存環境を活かしながらクラウドのメリットを享受することはできないのでしょうか。 そんなお客様には、VMware on IBM Cloudをご紹介してみてはいかがでしょう。   なぜオンプレミスをそのまま移行できるのか クラウド化を検討する際、すべてのケースでアーキテクチャーの変更が必要になるわけではありません。下図のように変えなくてよいものはシステム更改などに合わせてアーキテクチャーを変更せず”リフト”によってクラウド上で稼働させる。また、変えた方がよいものでも、一旦アーキテクチャーを変更せず”リフト”したうえで、クラウドに最適化されたアーキテクチャーに変更して”シフト”する、という方式が考えられます。 リフト&シフトについては、こちらの特集記事”【特集】知らないでは済まされない?! IBMクラウド戦略 3つのキーワードに迫る!”もご参照ください。 図1:IBMホワイトペーパー”VMware環境のクラウド移行を成功させるための最適解とは?”より抜粋 VMware on IBM Cloudは、ベアメタル(専用物理サーバー)上に構築された、インフラ・運用・パートナーソリューションを自由に組み合わせることができるIBM Cloudのソリューションで、オンプレミスで使用していたVMwareのサーバー仮想化ソフトやストレージ仮想化機能をサブスクリプション型で利用できるサービスです。 図2:VMware on IBM Cloudのデプロイメント方式(IBM Cloud柔らか層本より抜粋) 上図のように、VMware on IBM Cloudでは、要件や規模に応じて3種のデプロイメント方式が用意されています。 いずれのデプロイメント方式においても利用者側に管理者権限が付与され、オンプレミス環境でのアーキテクチャーを変更することなく、”リフト”によるクラウドへの移行を実現でき、自由度の高いクラウドの恩恵を得ることができます。 特に図の左側にあるVMware vSphere on IBM Cloudでは、個別カスタマイズ型のため、オンプレミスで培った運用・ポリシー・ツール・スキルなどを活かしながら、クラウドのメリットを享受できます。 VMware on IBM Cloudの優位性 ベアメタルという専用物理サーバーを活用している点で、ホスティング型クラウドと似ている点もありますが、以下のようにクラウドならではの俊敏性や柔軟性を実現しています。一番の優位性は、移行の容易性、すなわち、vSphereの環境のVMをそのまま稼働させることができることですが、他にも以下のような優位性があります。 最短30分、最大でも4時間程度で環境をデプロイメント可能 デプロイメント後のプロセッサー変更も可能 1時間単位での課金も可能、最低契約期間の縛りもなし CPUの選択肢も多く、最新機種や話題のGPU搭載マシンも選択可能 AWSやIIJなどIBM以外のクラウド業者もVMware社との提携を進め、ベアメタルの提供も始めています。 IBM Cloudのベアメタルは2005 年から提供されており多くの実績がありますが、クラウドインフラの特長と合わせ、他社と比較して以下の優位性があります。 要件や規模に応じた複数のデプロイメント方式を提供(図2参照) 日本を含む世界中40拠点以上のデータセンターで利用可能 各データセンター間の高速回線を無償で利用可能 データセンターの場所が公開されており、オンプレミスとクラウド間での専用線接続が可能 利用者がVMwareの管理者権限を保有可能 既存のVMwareライセンスをそのまま持ち込める など たとえば、多くのクラウドベンダーではVMware管理者権限がユーザー側に与えられないため、レプリケーションやセキュリティ機能の独自強化ができないなど、オンプレミスからの移行に大きな影響を与える可能性があります。 また、ここでは詳しくご説明しませんが、オープンスタンダード技術でつくられたPaaS連携やAPIによる操作性の良さもIBM Cloudの特長です。   さいごに 個別カスタマイズ型の”VMware vSphere on IBM Cloud”だけでなく、NSXやvSANの機能を素早く使いたい、VMware社認定構成で使いたい、ZertoやVeeamなどのパートナーソリューションもワンストップで提供してほしい、といった要件であれば、自動構築型の”VMware vCenter Server on IBM Cloud(VCS)”やVMware Cloud Foundation on IBM Cloud(VCF)” といったデプロイメント方式も有効です。 また、今回ご紹介したような“そのまま移行する”が実現できることにより、既存システムとクラウドの連携が進み、オンプレミスとパブリッククラウド、あるいは複数のクラウドをシームレスにつなぎたいという、ハイブリッドクラウドの要件も増えてくると思います。 昨年、VMwareとIBMが共同で発表した「VMware HCX テクノロジー」は、オンプレミスとクラウドのvSphere環境をシームレスに接続し、相互運用やアプリケーション・モビリティを実現する技術で、旧バージョンのオンプレミスのVMware環境から、最新のIBM Cloud のVMware環境に容易にワークロードをマイグレーションできますし、ゼロダウンタイムで大規模な移行が可能になります。 このテクノロジーは、IBM Cloud で先行して提供されるようです。 F5 NetworksやFortinetと協業したパブリッククラウドでのセキュリティ強化サービスも提供されるなど、企業のクラウド化を促進するサービスがどんどん発表されていますので、引き続き皆様にご紹介していきたいと思います。   ※この記事は2018年1月17日時点の情報を元に作成しています。 この記事に関する、ご質問は下記までご連絡ください。 エヌアイシー・パートナーズ株式会社 技術支援本部 E-Mail:nicp_support@NIandC.co.jp

2018年01月12日

【特集ブログ】IBM Watsonが支援する「働き方改革」第2弾:メール編 ~時間と場所を超えて個人とチームの力を最大化~

カモシーこと、日本IBM 鴨志田です。 前回(IBM Watsonが支援する「働き方改革」第1弾:"会議編")は、身近な「働き方改革」として、会議の効率化に焦点を当ててご紹介いたしました。今回は、「電子メール や コミュニケーション手段」にメスを入れてみたいと思います。と言いますのも、前回も引用いたしましたが、2/3 を超える方から「電子メールの数をもっと減らすべき」という声があがっていますので、この多くの方の声にお応えしない訳にはいかないと思っております。 出典:ガートナー ジャパン「日本における社内コミュニケーションに関する調査」 そこで、電子メールの問題点は何かを改めて考えてみました。下表をご参照ください。 項番 電子メールの問題点 良い点としてとらえると 1. すぐに読んでもらえるかわからない 返事がいつくるかわからない やり取りの証拠として残る 2. 宛先に入れた人にしか伝わらない 必要な人に一度に伝達できる 3. 各人が情報ややるべきことを管理する必要がある 後からでも確認ができる 4. 転送されてしまう危険性がある 手軽に転送できる これらは「電子メールのパラドックス」と言われます。パラドックスとは、逆説や矛盾という意味です。本来、生産性を向上させるツールであったものが、反対に生産性を損ねる要因になってしまうことを表しています。生産性とメールの量の関係をグラフにすると以下のようになり、メールの量が膨大になると生産性が落ち込むことが読み取れます。 ではその「電子メールのパラドックスにならない方法」をご案内していきましょう。 1. 「返事がいつくるかわからない」への対応 「相手に読んでもらいたい」「返事が欲しい」というメールもそうでないメールもあると思います。本当にすぐにでも返事が欲しいような用件は、電子メールではなく、対面や電話で確認したほうが良いかもしれません。しかし、相手が捕まらない場合はひとまずメールを送っておくという手段はコミュニケーションを取る上での一手になります。そのような場合はこうしませんか? IBM の電子メール「IBM Verse」では、送信したメールにメモを付けたり、フォローするタイミングを設定したりすることができます。下図のように、メール送信の際に 1 クリックし日時設定とメモを書き込みます。すると「対応待ち」に格納されます。これによりこの用件は一旦忘れることができるのです。頭のなかで「これをやらなければ! あれを対処しなければ!」と考えていると作業や仕事に集中できず生産性を落としかねません。頭を空っぽにして別の仕事に集中していきましょう。 お役立ち資料「IBM Watson が支援する 働き方改革」無料ダウンロード 2.「レレレメール」にならないための対応 今度は送信側ではなく、受信側での場合を考えてみましょう。受信したメールに返信を出すことはよくあります。さらにその返信を待つということもあるでしょう。メールソフトによりますが、送受信が続くと「Re:Re:Re:」といつまでも Reply の Re: がつながっていく「レレレメール」になっていくことがあります。また、ちょっとした用件のメールに何分も何時間も掛けてやり取りした経験はありませんか? このような場合は、「在席確認とチャット機能」が役に立ちます。IBM Verse には在席確認とチャット機能が利用できるようになっています。 人を選んで在席状況を確認してチャットをすることもできますし、受信したメールに在席マークが表示されますので、そこからチャットで話しかけてサッと用件を済ましてしまうことも可能です。これにより、例えば 5 時間かかっていたやり取りが 50 秒で終わる、そして次の仕事に取り掛かるということもできるのです。 3.「情報の管理」への対応 「宛先に入れた人にしか伝わらない」「私その情報もらっていない」・・・とならないように、とりあえずcc に全員入れておく。このようなことありますよね。結果、不要なメールが増えてしまう、また反対にメールを受け取った人はその情報をフォルダ分けなどで整理しておく必要がある。いかにも非効率です。情報は共有しましょう、そして共有しておく場所を決めておき、必要なメンバーが把握/参加でき、経緯や最新情報/結果をいつでも見ることができるようにしておきましょう。これによって、類似情報が社内に点在したり、並行して複数の人が同じ作業をしたりする無駄を省くことができます。そして、最初の情報発信源がメールだった場合、IBM Verse では 1 クリックで情報共有の場に導いてくれるようになっています。 お役立ち資料「IBM Watson が支援する 働き方改革」無料ダウンロード 4.「転送の危険性」への対応 「送ったメールが誰かに転送されてしまう」これは致し方ないかもしれません。ですが少なくともメールに添付したファイルを勝手に転送されてしまわないように、場合によっては、ダウンロードすらできないように対処したいという利用シーンもあると思います。ファイルにパスワードを付ければ良いのでしょうか? もしくは、添付ファイルがある場合は自動的にファイルを暗号化できれば良いのでしょうか? 残念ながらそれでは不十分です。結局、受信者はファイルをダウンロードして、パスワードで復号できてしまいます。そんな信用ならない人にはファイルを送らなければ良い、ごもっともですが、すぐに共有したいということもあるでしょう。 このような場合は、「IBM Verse と Box」 を組み合わせて利用することをお勧めいたします。 IBM Verse でのメール作成時にファイル添付を示すクリップのアイコンがありますが、隣接して Box の “b” アイコンが表示されます。これをクリックすると、クラウド型コンテンツ(ファイル)管理である Box  にアクセスします。Box からファイルを選択するとファイルを添付するのではなく、リンク情報だけを付けるようになります。これにより、万が一このメールが転送されてもファイル格納元の Box へのアクセス権がなければアクセスできませんし、Box のアクセス権限で、「プレビューアー」を設定しておくと、ファイルをプレビューすることはできますが、手元にダウンロードすることはできないようになります。手軽にセキュリティ高く、迅速・円滑な情報共有ができることと思います。 最後に・・・ このように電子メールの数そのものを減らすことは難しいかもしれませんが、電子メールの良いところは活かしながら、問題点をそれぞれの方法で対処していく、これにより、個人やチームの生産性を向上していくというのはいかがでしょうか? ご紹介しました IBM のソリューション(IBM Verse と Box)は、きっと皆様のメール処理の生産性向上のお役に立てるでしょう。是非ご検討なさってください。   ★予告★ 次回は、"もう少し Box に触れながら「資料の検索、共有や準備」にメスを入れます。ご期待ください!    

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